Viestintä- ja tiedonantopolitiikka

Viestintä- ja tiedonantopolitiikka kuvaa Alma Median viestinnän ja sijoittajasuhteiden linjaukset, roolit ja vastuut konsernissa.

1. Alma Median viestinnän tavoitteet ja julkisuuslinjaus

Alma Mediassa viestinnän tehtävänä on:

  • täyttää julkisesti noteeratun yhtiön tiedonantovelvoitteet
  • Alma Median maineen hallinta
  • Konsernin liiketoiminnan ja strategian tukeminen viestinnän keinoin

Alman julkisuuslinjaus perustuu avoimuuteen, johdonmukaisuuteen, tasapuolisuuteen ja läpinäkyvyyteen listayhtiötä koskevia säädöksiä noudattaen.

Alma Media Oyj pyrkii viestimään kaikissa tilanteissa tasapuolisesti eli antamaan samat tiedot kaikille sidosryhmille yhtä aikaa. 

Viestinnän organisoituminen 

Alma Median viestinnän organisaation muodostaa emoyhtiössä toimiva konserniviestintä. Konserniviestintää johtaa viestintäjohtaja. 

Alma Media Oyj:n talousviestinnästä ja -raportoinnista vastaa talous- ja rahoitusjohtaja. Talousviestinnän toteutus ja koordinointi on keskitetty konserniviestintään. 

2. Alma Median tiedonantopolitiikka

Alma Median osake on listattu NASDAQ Helsinki Oy:ssä. Alma Median talous- ja rahoitusjohtaja, lakiasiainjohtaja ja viestintäjohtaja vastaavat yhteistyössä siitä, että Alma Median viestintä täyttää kaikilta osiltaan ne vaatimukset, joita EU:n lainsäädäntö, NASDAQ Helsingin säännöt ja Finanssivalvonnan ohjeet edellyttävät. Alma Media noudattaa myös muita pörssiyhtiöiden viestintää koskevia suosituksia esimerkiksi listayhtiöiden hallinnointikoodin osalta.

2.1 Keskeiset tiedonantoperiaatteet

Pörssiyhtiön tiedonantovelvollisuus muodostuu säännöllisestä ja jatkuvasta tiedonantovelvollisuudesta. Säännöllisellä tiedonantovelvollisuudella tarkoitetaan yhtiön velvollisuutta julkistaa säännöllisesti tietoa tuloksensa kehityksestä ja taloudellisesta asemastaan (tilinpäätös ja toimintakertomus, osavuosikatsaukset ja tilinpäätöstiedote). 

Alma Media julkaisee tietoja taloudellisesta asemastaan ja strategiastaan tilinpäätöksessä, toimintakertomuksessa ja osavuosikatsauksissa. Yhtiö julkistaa säännöllisen tiedonantovelvollisuuden piiriin kuuluvien raporttien julkistuspäivät ennen edellisen tilikauden päättymistä. 

Raportointitasot: Alma Media julkaisee taloudellista tietoa ja tunnuslukuja ainoastaan koko konsernin sekä raportoitavien liiketoimintasegmenttien osalta. 

Alma Media julkistaa toimintakertomuksen sekä tilintarkastuskertomuksen vähintään kolme viikkoa ennen sitä yhtiökokousta, jossa tilinpäätös on esitettävä vahvistettavaksi, kuitenkin viimeistään kolmen kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.

Lisäksi säännöllisen tiedonantovelvollisuuden mukaisesti Alma Media julkaisee vuosittain selvityksen hallinto- ja ohjausjärjestelmästä. 

Jatkuva tiedonantovelvollisuus tarkoittaa tarpeen vaatiessa tapahtuvaa tiedottamista päätöksistä ja seikoista, jotka ovat Alma Median arvion mukaan ovat omiaan olennaisesti vaikuttamaan yhtiön arvopapereiden arvoon. 

Jatkuvan tiedonantovelvollisuuden piirin mukaisesti pörssitiedotettavia asioita Alma Mediassa ovat muun muassa:

  1. muutokset aiemmin julkistettuun strategiaan ja taloudellisiin tavoitteisiin
  2. tulosohjauksen muutokset
  3. väärien tietojen oikaisut
  4. omistusosuuksien muutokset (liputusilmoitukset)
  5. tulevaisuuden näkymät, tulosvaroitukset
  6. hallituksen, konsernin johtoryhmän jäsenen kuolema tai vakava loukkaantuminen tai sairastuminen
  7. merkittävät vahingot
  8. strategisesti tai arvoltaan merkittävät yrityskaupat, investoinnit tai divestoinnit
  9. merkittävät toimintojen tai toiminnan uudelleenjärjestelyt, tehostamiset tai lopettamiset
  10. hallituksen ja osakkeenomistajien nimitystoimikunnan esitykset yhtiökokoukselle ja yhtiökokouksen päätökset sisältäen muun muassa hallituksen jäsenten sekä tilintarkastajien valinnat
  11. toimitusjohtajan ja tämän sijaisen sekä muut johtoryhmätason nimitykset tai työsuhteen päättymiset
  12. konserniin kuuluvien merkittävimpien maakuntalehtien ja valtakunnallisten lehtien 
    (Aamulehden, Iltalehden ja Kauppalehden sekä Lapin Kansan, Pohjolan Sanomien ja Satakunnan Kansan) vastaavien päätoimittajien nimittäminen ja erottaminen 
  13. merkittävät kanteet ja muut oikeudenkäynnit tai viranomaisten toimenpiteet

Pörssitiedotteiden lisäksi Alma Media julkistaa lehdistötiedotteita tai uutisartikkeleita Alma Median internetsivuilla. Alma Median julkistamilla lehdistötiedotteilla tai artikkeleilla kerrotaan sellaisista yhtiön liiketoimintaan liittyvistä tapahtumista, jotka eivät täytä pörssitiedotteelle määriteltyjä kriteereitä, mutta joilla arvioidaan olevan uutisarvoa tai muutoin yleistä mielenkiintoa sidosryhmien keskuudessa. 

2.2 Tulevaisuuden näkymistä kertominen ja ohjeistus

Alma Media julkaisee pääomamarkkinoille suunnatun ohjeistuksen yhtiön tulevaisuudennäkymistä. Alma Media ohjeistus koskee yhtiön liikevaihdon tai oikaistun liikevoiton kehittymistä. Esitetyt lausunnot ja arviot perustuvat johdon kulloiseenkin näkemykseen konsernin ja sen toimintojen kehityksestä. Alma Media sisällyttää tulevaisuuden näkymiään koskevat lausumat osavuosikatsauksiin ja tilinpäätöstiedotteeseen. Mikäli Alma Media arvio taloudellisen asemansa tai toimintakykynsä poikkeavan oleellisesti aiemmin annetusta ohjeistuksesta, muutoksesta tiedotetaan erikseen välittömästi pörssitiedotteella. 

2.3 Hiljainen jakso

Alma Media noudattaa neljän viikon (30 vuorokautta) hiljaista jaksoa* ennen tilinpäätöstiedotteen ja/tai osavuosikatsauksen julkistamista. Tänä aikana yhtiön johto ei kommentoi sen taloudellista tilaa tai tulevaisuuden näkymiä, eikä tapaa pääomamarkkinoiden tai talousmedian edustajia. Mikäli jokin hiljaisen jakson aikainen tapahtuma vaatii pörssiyhtiön tiedonantovelvollisuuden mukaisesti välitöntä julkistamista, Alma Media julkistaa tiedon ilman aiheetonta viivytystä. 

*3.heinäkuuta 2016 alkaen

2.4 Huhut ja tietovuodot

Yhtiö ei kommentoi kilpailijoita tai kilpailijoiden yksittäisiä toimia, yhtiön omistajiin tai omistukseen liittyviä asioita, pörssikurssin tasoa eikä markkinahuhuja. Alma Media ei myöskään kommentoi yhtiön toiminnan kannalta luottamuksellisia tai keskeneräisiä liiketoimia. 
Mikäli huhuilla on kuitenkin olennainen vaikutus yhtiön arvopapereiden arvoon, Alma Media julkaisee pörssitiedotteen julkaisua huhujen tai olennaisesti virheellisten tietojen oikaisemiseksi. Mikäli Alma Mediaa koskevaa julkistamatonta tietoa on tahattomasti päätynyt rajatulle sisäpiiriin kuulumattomalle piirille, Alma Media tiedottaa asiasta noudattaen käytäntöä, jota tavanomaisesti sovelletaan olennaisen tiedon julkistamiseen

3. Toimintatavat

3.1 Tiedonantokielet

Alma Median pörssi- ja lehdistötiedotteet sekä taloudelliset katsaukset julkaistaan samanaikaisesti suomeksi ja englanniksi.

3.2 Tiedotuskanavat

Pääasiallinen ajantasaisen tiedon kanava on Alma Median internetsivut. Alma Median tavoitteena on tarjota internetsivuillaan luotettavaa ja ajantasaista tietoa, jonka avulla markkinaosapuolet voivat muodostaa oikean kuvan Alma Median liikkeeseenlaskemien arvopaperien arvoon vaikuttavista seikoista ja tapahtumista.

Lisäksi Alma Medialla on käytössään useita muita eri tapoja ja kanavia tiedon välittämiseen sidosryhmille, kuten erilaiset tiedotteet, johdon julkiset esiintymiset, puhelinkonferenssit ja webcastit, asiakasjulkaisut ja johdon sekä yhtiön asiantuntijoiden antamat haastattelut. Lisäksi Alma Media jakaa tietoa sosiaalisen median kanaviensa kautta. 

Alma Median konserniviestintä huolehtii pörssitiedotteiden jakamisesta NASDAQ Helsingille ja tiedotusvälineille sekä lehdistötiedotteiden jakamisesta tiedotusvälineille. 

Alman julkistamat pörssi- ja lehdistötiedotteet ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla vähintään viiden vuoden ajan. Taloudelliset raportit ovat saatavilla vähintään viiden vuoden ajan siitä, kun ne on julkistettu. Pörssitiedotteet on myös arkistoitu kansalliseen tiedotevarastoon, jota ylläpitää NASDAQ Helsinki. 

3.3 Viestintä sijoittajille ja medialle

Alma Mediassa osakkeenomistajien, sijoittajien ja analyytikoiden informointia koordinoi konserniviestintä, joka vastaa myös sijoittajatilaisuuksien järjestämisestä. 

Alma Media vastaa ilman aiheetonta viivytystä sijoittajien ja median kyselyihin puhelimitse tai sähköpostitse. 

Alma Media järjestää tuloksen julkistamisen yhteydessä yhdistetyn analyytikko- ja lehdistötilaisuuden, jossa johtoryhmän edustajia on läsnä. Tilaisuudet ovat avoimia myös sijoittajille. Lisäksi järjestetään englanninkielinen webcast erityisesti ulkomaisille sijoittajille ja analyytikoille.

Tulosraportoinnin lisäksi Alma Media antaa täydentävää sijoittajia kiinnostavaa tietoa tässä tiedonantopolitiikassa esitetyllä tavalla. Alma Media viestii aktiivisesti kaikille sidosryhmilleen, ja pyrkii vastaamaan viipymättä sijoittajien, analyytikoiden ja median kyselyihin. 

Alma Median sijoittaja- ja mediatapaamisten tavoitteena on antaa taustatietoa Alma Mediasta ja sen toimintaympäristöstä. Keskustelut tilaisuuksissa perustuvat Alma Median julkaisemiin tai markkinoilla yleisesti saatavilla olleisiin tietoihin eikä niissä tuoda esille julkistamatonta, yhtiön arvopaperin arvoon mahdollisesti vaikuttavaa tietoa.

Institutionaalisten sijoittajien ja analyytikoiden tapaamisia johdon kanssa koordinoidaan konserniviestinnästä. Tavoitteena on, että paikalla on aina IR-toimintoa edustava henkilö (viestintäjohtaja, talous- ja rahoitusjohtaja tai viestintäpäällikkö).

Yhtiö järjestää säännöllisesti pääomamarkkinapäivän, joka on suunnattu institutionaalisille sijoittajille.

Alma Media osallistuu harkinnan mukaan piensijoittajille suunnattuihin tapahtumiin Suomessa. Näitä tilaisuuksia ovat mm. sijoitusmessut, pörssi-illat ja osakesäästäjäyhteisöjen tilaisuudet.

Myös mediatapaamiset koordinoidaan viestinnässä. Mediasuhteita hoidetaan aktiivisesti tapaamalla säännöllisesti toimitusten edustajia sekä järjestämällä taustoittavia keskustelutilaisuuksia toimittajaryhmille.

3.4 Vastuut ja lausunnon antajat

Alma Media -konsernin taloudellisesta tilanteesta voivat antaa lausuntoja toimitusjohtaja, talous- ja rahoitusjohtaja ja viestintäjohtaja.

Johtoryhmän jäsenet ja asiantuntijat voivat antaa lausuntoja oman vastuualueensa osalta. 

Alma Mediassa sijoittajien informointia koordinoi konserniviestintä. Sijoittajasuhdetoiminnon johtajana toimii Alma Median viestintäjohtaja, joka raportoi toimitusjohtajalle. 

Jatkuvan tiedonantovelvollisuuden piiriin kuuluvien pörssitiedotteiden antamisesta päättävät toimitusjohtaja, talous- ja rahoitusjohtaja, lakiasiainjohtaja ja viestintäjohtaja. 

Suhteista pääomamarkkinoiden edustajiin vastaa talous- ja rahoitusjohtaja ja viestintäjohtaja. Sijoittajatapaamisiin osallistuvat toimitusjohtaja, talous- ja rahoitusjohtaja ja tarvittaessa liiketoimintojen edustajat. Edellä mainitut voivat delegoida osallistumisensa myös muille asiantuntijoille. 

Alma Median mediasuhteista sekä julkistettavien tietojen valmistelusta ja tiedonantopolitiikan noudattamisesta vastaa viestintäjohtaja. Yhtiön liiketoimintojen edustajat osallistuvat omaan liiketoimintaansa liittyvien tietojen valmisteluun. 

Alma Media ilmoittaa pörssi- ja lehdistötiedotteissa ne henkilöt, jotka antavat asianomaista tiedotetta koskevia lisätietoja. 

Alma Median hallitus käsittelee ja hyväksyy tilinpäätöksen ja osavuosikatsaukset sekä merkittävät pörssitiedotteet. 

4. Osakeomistusten muutokset ja liputusilmoitukset

Alma Media julkistaa osakkeenomistajien ilmoitukset arvopaperimarkkinalain mukaisesti. Osakeomistusten muutokset tulee ilmoittaa ja julkistaa, jos omistusosuus saavuttaa, ylittää tai vähenee alle 5, 10, 15, 20, 25, 30, 50, 66 2/3 tai 90 prosentin kohdeyhtiön äänimäärästä tai yhtiön osakkeiden kokonaismäärästä. Liputusilmoitus on tehtävä myös, kun osakkeenomistaja on osapuolena sopimuksessa tai muussa järjestelyssä, joka toteutuessaan johtaa liputusrajan saavuttamiseen tai ylittymiseen taikka osuuden vähenemiseen liputusrajan alle. Ilmoitukset osakkeenomistuksen muutoksista julkaistaan ilman aiheetonta viivytystä pörssitiedotteella.

5. Sisäpiiriohje

Alma Media -konsernissa noudatettava sisäpiiriohje täydentää lainsäädännön, Finanssivalvonnan standardin sekä NASDAQ Helsinki Oy:n sisäpiiriohjeen voimassa olevia säännöksiä sisäpiirintiedon hallinnoinnista ja käsittelystä. Alma Media kouluttaa ja informoi julkiset sekä yritys- ja hankekohtaiset sisäpiiriläisensä siten, että he tunnistavat asemansa ja sen merkityksen.

6. Kriisiviestintä

Alma Medialla on laatinut ohjeet toiminta- ja viestintäohjeet kriisitilanteita varten. Kriisiviestintä on osa riskienhallintaa. Kriisiviestinnän johtamisesta vastaa viestintäjohtaja. Kriisitilanteesta informoidaan välittömästi toimitusjohtajaa, toiminnosta vastaavaa johtajaa tai esimiestä sekä viestinnän yhteyshenkilöitä. Kriisitilanteessa noudatettavia viestintäperiaatteita ovat julkistettavien tietojen laadun varmistaminen, avoimuus, nopeus ja aktiivisuus.

7. Viestintä- ja tiedonantopolitiikan tulkinnat ja poikkeamat

Viestintä- ja tiedonantopolitiikan valvonnasta ja tulkinnasta vastaa toimitusjohtaja. Viestintäjohtaja antaa tarvittaessa lisäohjeita tiedonantopolitiikan käytännön toimeenpanosta.

Viestintä ja tiedonantopolitiikkaa on päivitetty 20.6.2016 liittyen Markkinoiden väärinkäyttöasetuksen (MAR) voimaantulemiseen ja ESMA-ohjeistukseen vaihtoehtoisten tunnuslukujen terminologisista muutoksista.